Kaip rašyti įmonės laiškus. Kaip parašyti verslo laišką (pavyzdį). Prašymas dėl nuomos sumažinimo

Verslo rašymas yra viena iš pagrindinių komunikacijos priemonių bet kuriame versle. Gerai parašytas verslo laiškas padės sukurti teigiamą įspūdį apie įmonę. Ir vienas neraštingai parašytas laiškas gali sugriauti visą jūsų reputaciją. Apie taisykles verslo korespondencija jau rašėme, dabar pažiūrėkime konkrečių pavyzdžių verslo laiškai.

Verslo laiškų pavyzdžiai

Verslo laiškų yra daug rūšių – verslo pasiūlymai, pretenzijos raštai, padėkos raštai, atsisakymo raštai, motyvaciniai laiškai, garantiniai laiškai, informacija ir pan. Jų sudarymo principai praktiškai nesiskiria vienas nuo kito. Pažiūrėkite dar kartą, kad išvengtumėte klaidų.

Padėkos laiškų pavyzdžiai

Garantinio rašto pavyzdys

Atsakymo laiško pavyzdys

Tai aiškus pavyzdys kaip gali atrodyti mandagus laiškas su atsisakymu:

Naujienlaiškio pavyzdys

Skundo laiško pavyzdys

Laiškų anglų kalba pavyzdžiai verslo korespondencijoje

Deja, ne visi turi aukštą anglų kalbos žinių lygį. Ir dažnai vadovai kiek pasiklysta, kai reikia parašyti verslo laišką Anglų kalba. Jei net rusiškai žmonės ne visada gali suprasti vienas kitą susirašinėdami, ką mes galime pasakyti apie užsienio kalbą? Geriausia išeitisšioje situacijoje ieškosite panašių raidžių ir savo laiške naudosite tinkamas jų frazes. Štai trys verslo laiškų pavyzdžiai anglų kalba: padėkos laiškas klientui, laiškas, kuriame paaiškinamos sandorio sąlygos, ir atsakymo į pirkimo pasiūlymą laiškas. Kiekviename faile yra laiško versija anglų kalba ir jos vertimas į rusų kalbą.
Atsisiųskite padėkos laišką klientui anglų kalba.
Atsisiųskite laišką su sandorio sąlygomis anglų kalba.
Atsisiųskite atsakymo laišką į pirkimo pasiūlymą anglų kalba.

Verslo laiško struktūra

Aiški struktūra yra esminė verslo laiško savybė. Tai padės gavėjui greitai suprasti to, kas parašyta, prasmę ir sutrumpės laiko perskaitymui. Verslo laišką sudaro šios pagrindinės dalys:

1. Antraštė (laiško tema). Laiško pavadinime turėtų būti trumpas jo tikslas arba esmė. Čia negalite naudoti jokių abstrakčių frazių. Jau vien pagal pavadinimą gavėjui turėtų būti aišku, apie ką laiškas. Pavyzdžiui, „Apie prekių tiekimo kainų pokyčius“ arba „Verslo pasiūlymas dėl prekybos bendradarbiavimo su įmone XXX“.

2. Pasisveikinimas. Verslo laiškuose tradiciniu laikomas sveikinimas „Brangusis + Vardas ir patronimas!“. Tačiau pavadinimo vartoti nebūtina. Taip pat galite kreiptis į adresatą per jo poziciją: „Gerbiamas pone direktore! Tačiau atminkite, kad skambinimas vardu kiek sumažina psichologinį atstumą ir pabrėžia nusistovėjusius dalykinius santykius. Jei laiškas skirtas grupei žmonių, tada priimtina rašyti „Mieli ponios ir ponai!“, „Mieli partneriai! ir taip toliau. Santrumpos ponas, ponia arba inicialai yra suvokiami kaip nepagarba, todėl stenkitės to vengti.

3. Laiško rašymo tikslo, jo esmės ir pagrindinės minties išdėstymas. Tai yra pagrindinė laiško dalis. Čia rašote tiesiai apie pačią laiško rašymo priežastį.

4. Jūsų pasiūlymai šios problemos sprendimui, rekomendacijos, prašymai, nusiskundimai. Verslo laiškai beveik visada reikalauja tam tikros adresato reakcijos (išskyrus vien informacinius laiškus). Todėl svarbu apibūdinti ne tik pačią problemą, bet ir pasiūlyti savų jos sprendimo variantų. Jei rašote skundą, paprašykite, kad būtų imtasi atitinkamų priemonių; jei pateikiate bendradarbiavimo pasiūlymą, apibūdinkite jį galimi variantai. Trumpai tariant, jūsų laiško gavėjas turi ne tik suprasti, „ko“ jūs iš jo norite, bet ir „kaip“ jūs siūlote tai įgyvendinti. Tada tai bus tikras verslo laiškas.

5. Trumpa santrauka ir išvados. Pačioje pabaigoje galime apibendrinti visa tai, kas išdėstyta aukščiau. Tačiau ne visada tai įmanoma padaryti labai trumpai. Šiuo atveju neverta keliais sakiniais rašyti to, ką jau aprašei pirmose dviejose pastraipose. Prisiminti, kad geriausias draugas verslo laiškas yra apie trumpumą. Todėl daugeliu atvejų pakanka apsiriboti frazėmis „Tikiuosi sėkmingo bendradarbiavimo“, „Laukiu jūsų atsakymo Ši problema" ir taip toliau.

6. Parašas. Verslo laiškas pasirašomas su siuntėjo pareigomis, vardu ir pavarde tradicinė frazė"Pagarbiai". Galimi ir kiti variantai: „Su Geriausi linkėjimai“, „Pagarbiai“ ir pan., priklausomai nuo jūsų kontakto su gavėju glaudumo. Frazė „Su pagarba“ yra pati universaliausia, todėl jei abejojate, kaip būtų tikslingiau užsiprenumeruoti, naudokite šią frazę ir tikrai nepraleisite.

Taip pat būtų naudinga paraše įtraukti su jumis susisiekimo parinktis: kitus el. pašto adresus, darbo telefonų numerius, „Skype“. To nauda yra ne tik ta, kad gavėjas, jei norės, galės greitai su jumis susisiekti jam patogiu būdu, bet ir tai, kad tokiu būdu pademonstruosite savo atvirumą ir pasirengimą bendrauti su gavėju.

Ir nepamirškite, kad oficialus laiškas visų pirma yra dokumentas. Todėl nepaisydami jo sudarymo taisyklių negrįžtamai sugadinate savo įmonės ir savęs, kaip specialisto, reputaciją.

Ar dirbate Rusijoje ar ruošiatės čia atvykti dirbti? Galbūt tarp jūsų klientų ir partnerių yra rusų? Arba tiesiog gyveni Rusijoje ir nori skųstis banko darbuotojais... Situacijų, kai gali tekti rašyti oficialų laišką rusiškai, pasitaiko ne viena. Kaip tai padaryti teisingai?

Verslo laiško struktūra ir turinys

Verslo laiško struktūra ir turinys, man atrodo, visose šalyse yra daugmaž vienodas. Tikrai bus kreipinys („Michailai Petrovičiau!“), pagrindinis tekstas, etiketo frazė laiško pabaigoje („Su pagarba“) ir autoriaus parašas. Jei tai ne el. laiškas, o laiškas popieriuje, taip pat bus:

• įmonės, kurioje dirba autorius, pavadinimas, jos kontaktiniai duomenys, prekės ženklas;
• įmonės, kurioje dirba adresatas, pavadinimas, jos kontaktiniai duomenys, pareigos, pavardė ir adresato inicialai;
• laiško parašymo data (svarbu: Rusijoje pirmiausia rašome datą, tada mėnesį, tada metus);
• autoriaus parašas ir įmonės antspaudas;
• Gali būti ir kitų detalių (rezoliucija, herbas, konfidencialumo ženklas ir kt.).

Bet kur turėtų būti kiekvienas butas? Tai užfiksuota specialiame valstybės standarte (nuo 2018 m. liepos 1 d. – naujas valstybinis standartas). Taip pat savo tinklaraštyje aiškiai pavaizdavau pagrindinę verslo laiško struktūrą (tik pagrindines detales).

Esu tikras, kad jau žinai, ką rašyti laiško tekste be manęs. Bet kaip tai parašyti rusiškai - apie tai kalbėsime toliau!

Klišinės frazės verslo laiškuose

Verslo laiškuose kalba visada labai standartizuota, ne išimtis ir rusų kalba. Pakanka išmokti pagrindines klišes ir išmokti jas papildyti teisingais žodžiais– ir jūs jau esate verslo susirašinėjimo meistras!

Atkreipkite dėmesį, kad laiškas gali būti parašytas:
a) bendrovės vardu:
Įmonė N. informuoja / dėkoja / kviečia ir kt. – oficialiausias variantas

B) visų darbuotojų vardu (mes):
Informuojame, dėkojame, kviečiame.

B) nuo savęs:
Įmonės vardu informuoju, dėkoju ir kviečiu. - mažiausiai formali versija

Dabar pažiūrėkime, kokios klišės priimamos verslo korespondencijoje rusų kalba.

Sveikinimai

1. Gerbiamas pone Ivanovai! / Gerbiama ponia Ivanova!- formaliausias variantas (taip kreipsitės tik į labai didelį viršininką ar... ministrą).
2. Gerbiamas Michailai Petrovičiau! / Miela Marija Petrovna!– taip pat labai formalus stilius. Dažniausiai oficialiuose laiškuose rašome taip. "Gerbiamieji!" - jei nežinome asmens, kuriam rašome, vardo.
3. Mažiau formalios parinktys yra priimtinos susirašinėjant el. paštu: "Sveiki, Michailai Petrovičiau!", "Michailai Petrovičiau, laba diena!", "Michailai, labas!". Čia daug kas priklauso nuo jūsų pažinties su žmogumi ir jo padėties laipsnio. Jei nežinote, kurią parinktį teikti pirmenybę, nukopijuokite jo pranešimą. Bet už tave vyresniam ar aukštesnes pareigas užimančiam žmogui geriau rašyk: „Brangioji,...“.

Patraukli frazė pabaigoje

• Labiausiai paplitęs ir abipusiai naudinga – « Pagarbiai, ...».
• Jei rašote partneriams, galite rašyti: „ Tikimės tolesnio bendradarbiavimo», « Laukiame tolesnio bendradarbiavimo“ Bendradarbiavimas taip pat gali būti „abipusiai naudingas“ ir „vaisingas“.
• Žmonės, kuriuos gerai pažįstate paštu Taip pat galite parašyti ką nors kūrybingo savo (žinoma, jei tai nėra rimtas oficialus laiškas).

Nuorodos į ankstesnius kontaktus šia tema

• Pagal + ką?: „pagal pokalbį telefonu“, „pagal ankstesnius mūsų susitarimus“, „pagal įstatymus...“.
• Pagal + ką?: "pagal pokalbis telefonu“, „pagal anksčiau pasiektus susitarimus“, „pagal įstatymus...“.
• Atsakant į + ką?: „Atsakant į jūsų laišką“, „atsakant į jūsų prašymą“, „atsakant į jūsų prašymą“ ir kt.

Priežastis

• Ryšium su + kuo? (benzino kainų kilimas).
• Dėl priežasties + ko? (benzino kainų kilimas).
• Atsižvelgiant į + ką? (benzino kainų kilimas).
• Kaip rezultatas + kas? (benzino kainų kilimas).
• Dėl + ko? (benzino kainų kilimas).

Prašymas

• Klausiame tavęs + ką daryti? (atsiųskite komercinį pasiūlymą), prašau + ką turėčiau daryti? (siųsti komercinį pasiūlymą).
• Būsime dėkingi / Būsime dėkingi: „Būsiu labai dėkingas, jei pateiksite mums pavyzdžius...“, „Būsime dėkingi už pagalbą organizuojant renginį“.
• Mažiau formalūs variantai: „Ar galėtum + ką padaryti? (atsiųsti komercinį pasiūlymą)“, „Būk malonus / būk malonus + ką turėtumėte daryti? (atsiųskite mums komercinį pasiūlymą).

Ketinimas

• „Džiaugiamės galėdami jus pakviesti...“, „Bendrovė N. džiaugiasi galėdama jus informuoti...“.
• „Informuojame, kad...“, „Informuojame, kad...“, „Įmonė N. informuoja, kad...“, „Bendrovės vardu informuoju...“.
• „Primename, kad...“, „Bendrovė N. primena, kad...“.
• „Mes tau siunčiame +ką? (komercinis pasiūlymas)“, „Siunčia +ką? (nauji katalogai)“.
• Pasiruošęs/sutinku + ką daryti?: „Pasirengęs tau pasiūlyti + ką? (bendradarbiavimas)“, „Pasiruošę jums suteikti + ką? (informacija apie prekę)“, „Įmonė N. sutinka jums pasiūlyti...“ ir kt.

Dėkingumas

„Ačiū už...“, „įmonė N. dėkoja už...“, „dėkojame jums už...“, „įmonės vardu dėkoju už...“ + kas? (pagalba organizuojant parodą).

Atsisakymas

„Esame priversti tave paneigti + ką? (prekių pristatyme)“, „Apgailestaujame, kad informuojame + apie ką? (kad esame priversti nutraukti sutartį).

Kur dar galima rasti informacijos apie verslo susirašinėjimą rusų kalba?

1. Laiškininkas

Apeliacijų rašymas pareigūnams yra visas mokslas. Pusė sėkmės priklauso nuo to, ar apeliacija surašyta teisingai. Be to, rašant apeliacinius skundus ir forma, ir turinys yra nepaprastai svarbūs.

Ši instrukcija parašyta remiantis moderniausiais karo mokslo, bendravimo su pareigūnais duomenimis. Šis mokslas sparčiai vystosi. Todėl, jei turite pastabų ir pasiūlymų, kaip patobulinti instrukcijas, jie labai laukiami.

Instrukcijose yra daug knygų, tačiau jos svarbios ir naudingos. Kad vėliau nepatirtų nepakeliamo skausmo, rekomenduojama perskaityti iki galo.

Tačiau dėl tam tikrų priežasčių kolektyvinių laiškų forma (kurių dažniausiai yra paklausa) mažai žinoma. Pavyzdžiui, vis dar sulaukiu klausimų, ar galima pateikti parašų kopijas (!).

Kolektyvinio laiško forma

Kolektyvinis laiškas susideda iš dviejų dalių:

1. pats laiškas


2. prenumeratos lapų kopijos

Kodėl reikia rinkti parašus ant atskirų lapų:

1. Beveik visada, norėdami išspręsti problemą, turite rašyti laiškus skirtingoms institucijoms. Jei renkate parašus ant atskirų parašų lapų, jūs renkate parašus vieną kartą – ir ramiai pridedate kopijas prie bet kokio skaičiaus institucijai pateiktų prašymų, o ne kiekvieną kartą renkate parašus iš naujo.


2. Originalūs parašai, perduoti atkaklioms pareigūnų gniaužtams, gali „dingti“. Jei originalai bus laikomi su savimi, jie niekur nedings.

Prenumeratos forma atrodo taip: Trumpas tekstas, kuriame nurodytas tik reikalavimas, be motyvacijos, ir lentelė parašams: vardas, pavardė, adresas, telefono numeris, parašas. Prenumeratos lapo tekstas turi būti:
- kuo trumpesnis, kad tilptų daugiau parašų,
- tuo pačiu metu jis turi būti aiškus, neleidžiantis dvejopai interpretuoti,
- tuo pačiu, jei įmanoma, kuo bendresnį, prireikus leidžiant kuo plačiau naudoti parašus.

Kodėl reikia aiškumo:
Yra žinomas atvejis, kai šimtai žmonių Bibireve pasirašė „prieš prekybos centro statybą“. Parašai buvo renkami per viešus svarstymus dėl žemės sklypo urbanistinės plėtros plano (trumpai tariant, pagrindinio dokumento, žalia šviesa statyboms). Išvadoje remiantis viešų svarstymų rezultatais buvo rašoma: gyventojai yra prieš statybas, bet ne prieš GPZU išdavimą; išduoti GPZU. O statyba automatiškai išplaukia iš GPZU išdavimo.

Lefortovo administracija rinko parašus po iš pažiūros nekenksmingu tekstu „prašome pagerinti Lefortovo rajoną ir padidinti automobilių stovėjimo vietų skaičių“. Kaip vėliau paaiškėjo, tekstas buvo sudarytas su tikslu įrengti automobilių stovėjimo aikštelę... vejos vietoje po gyvenamojo namo langais.

Kodėl jums reikia kuo bendresnio teksto?.
Tarkime adresu g. Jie nori pastatyti Ryabinovaya, 5 prekybos centras. Jei renkate parašus po tokiu tekstu kaip „esame prieš prekybos centro statybas g. Ryabinovaya, 5“, tuomet šie parašai netiks, jei ateityje pagal statybos projektą tuo pačiu adresu bus norima statyti gyvenamąjį namą ar biurą, arba jeigu statybos ketinama adresu g. Ryabinovaya, 7. Ir teks lakstyti ir vėl rinkti parašus prieš kiekvieną statybinio auglio padalinį. Bet jei tekstas skamba kaip „ Mes, X rajono gyventojai, kategoriškai prieštaraujame bet kokiai kapitalinei statybai teritorijoje, kurią riboja: Ryabinovaya g., Lesnoy Lane, Osennyaya gatvė ir geležinkelis, taip pat kategoriškai prieštaraujame bet kokių dokumentų, leidžiančių bet kokias kapitalines statybas šioje teritorijoje, išdavimui ir tvirtinimui. “ jūsų parašai iš karto taps nuolatiniai ir pakartotinai naudojami.

Daugiau pavyzdžių geri tekstai prenumeratos lapams:

„Mes, Lefortovo rajono gyventojai, kategoriškai prieštaraujame esamo užstatymo tankumo ir aukščio viršijimui bei bet kokiai kapitalinei statybai neužstatytoje teritorijoje, kurią riboja ligoninė Val, Soldatskaya gatvė, Aviamotornaya gatvė, Jurjevskio juosta ir Borovaya gatvė, taip pat kategoriškai prieštaraujame. bet kokių dokumentų, leidžiančių viršyti esamą užstatymo tankį ir aukštį bei bet kokias kapitalines statybas neužstatytoje teritorijoje nurodytose ribose, išdavimą ir patvirtinimą.

« Mes, Lefortovo rajono gyventojai, kategoriškai prieštaraujame viešbučio statybai Zolotorozhsky Val, vl. 16, prieš bet kokių dokumentų dėl viešbučio statybos šiuo adresu įforminimą, tame tarpe ir prieš žemės sklypo, skirto viešbučio statybai šiuo adresu, urbanistikos plano vykdymą. Reikalaujame panaikinti visus dokumentus, leidžiančius statyti viešbutį šiuo adresu. Reikalaujame, kad žemės sklypas Zolotorozhsky Val 16 būtų skirtas būstui BUTAS sporto įrenginiai, gerinimo ir apželdinimo įrenginiai (įskaitant plokščias automobilių stovėjimo aikšteles), neįrengiant šiose vietose žemės plotas bet kokie kapitaliniai statybos projektai.»

Kaip užpildyti prenumeratos lapus:

1. Tekstas, kurį pasirašote, turi būti KIEKVIENAME parašo lape. NĖRA JOKIU RENGINIU NEGALIMA pasirašyti ant lapo, kuriame yra tik parašų lentelė, be teksto. Tada vyriausybės ar prefektūros darbuotojai gali pridėti tokių parašų kopijas prie bet kokio kenksmingo teksto.

1. Jūs negalite pasirašyti parašo lapo gale. Kopijos išvirkščia pusė parašų lapas – tai parašai be teksto, juos taip pat galima prisegti prie bet ko.

Taigi, jūs surinkote parašus. Yra viena griežta prenumeratos sąrašų taisyklė: NIEKADA JOKIomis APLINKYBĖMIS NIEKAM NEDUOK ORIGINALŲ PARAŠŲ. Originalius parašus saugo patikimas iniciatyvinės grupės narys. Visoms institucijoms perduodamos tik kopijos.

Šių parašų kopijas galite duoti bet kokiai institucijai ir dėl bet kokios priežasties (kurioms parašai, žinoma, tinka).

Daugiau Detali informacija informaciją apie priimtiną ir nepriimtiną prenumeratos sąrašų formą ir turinį rasite čia: (skirtumas tik tas, kad telefonų numerius rekomenduojama įtraukti į prenumeratos sąrašo lentelę).

kolektyvinio laiško forma (pavyzdys)

Maskvos meras
S.S. Sobyaninas

Iš Maskvos Lefortovo rajono gyventojų
____ parašai ant _____ lapų

Gerbiamas Sergejau Semenovičius!

Atsakymą prašome siųsti tokiu ir tokiu adresu (atsakymo kopiją siųskite tokiu ir tokiu el. pašto adresu).

taikymas:
gyventojų parašų kopijos (___ parašai ___ lapuose)

Viso vardo parašas
data

Pirmame puslapyje BŪTINAI nurodykite parašų ir lapų skaičių.

kaip duoti laišką

Jūs išspausdinate laišką dviem egzemplioriais, o prie vieno iš jų pridedate parašų KOPIJAS. Pasirašykite abi kopijas gyvu parašu. Daugeliu atvejų raštą institucijai gali įteikti bet kas – nebūtinai tas, kuris jį pasirašė. Iš Maskvos valdžios institucijų tik Generalinė prokuratūra ir Prezidento priėmimas reikalauja, kad pareiškėjas dalyvautų asmeniškai teikiant prašymą.

Kopiją su kopijomis atiduodate atitinkamai institucijai, ant kopijos be kopijos jums suteikiamas priėmimo antspaudas, data ir parašas. Antspaudas dedamas pirmame jūsų laiško puslapyje. Štai kodėl PRIVALOTE nurodyti lapų skaičių ir parašus pirmame puslapyje – tai yra puslapyje, ant kurio bus dedamas antspaudas. Jei tai nebus padaryta, parašai gali būti „pamesti“, o vietoj 1185 parašų, pavyzdžiui, liks 26. O jei ant lapo yra antspaudas, kuriame nurodytas parašų skaičius, tada jis bus sunku „pamesti“ parašus.

Kai kuriais atvejais pareigūnai labai nori pamatyti originalius parašus. Galite juos pademonstruoti, bet jokiu būdu jų neatiduokite. Būtinai pereikite prie parašų rodymo tvarkos kelių žmonių grupėje, jei įmanoma, nufilmuokite tai vaizdo įrašu ir neperduokite parašų lapų pareigūnams. Yra žinomi atvejai, kai pareigūnai plėšdavo iš aktyvistų dokumentus, gulėdavo ant stalo ir pabėgdavo su dokumentais (viena pareigūnė čiupo dokumentus ir su jais užsidarė tualete).

„Sunkiausia žmogui yra tai, kas jam neduota“.
M. Žvaneckis

Ko gero, kiekvienam bent kartą gyvenime yra tekę susidurti su skubiu poreikiu parašyti verslo laišką komercinės įmonės vadovui, partneriui, pareigūnui, o blogiausiu atveju – būsto biurui. Bet jei laikote save verslininku, net tik pradedančiuoju ar planuojate atidaryti savo verslą, net tolimoje ateityje, turite išmokti taisyklingai rašyti verslo laiškus.

Taigi, kuo paprastas laiškas skiriasi nuo verslo laiško?

Visų pirma, emocinių komponentų nebuvimas ir logikos vyravimas ir pragmatiškas racionalus savo prašymo ar pasiūlymo pateikimas. Verslininkas, įmonės savininkas ar didelės ir net nelabai didelės įmonės vadovas didelė įmonė, skirtingai nei tik „vartotojas“, vargu ar susidomės jūsų emocingu ir įkvepiančiu laišku jam su prašymu apie bendradarbiavimą, teikiant pagalbą ar steigiant bet kokį kitą draugiškus santykius.

Visų pirma, jūs turite suprasti, kad kai rašote verslo laišką, rašote jį iki galo! Daugelis dabar sakys sau, koks „kalimas“, bet akivaizdu, kad verslo laiškas skiriasi nuo kitų tuo, kad aiškiai supranta „kam“, „kodėl“ ir „kodėl“. Skaičiau daug laiškų ir pasiūlymų, ir, deja, kai kuriuose laiškuose prasmė nuolat nutrūkdavo, o laiško pabaigoje visiškai nebuvo aišku, ko autorius nori paklausti ar pasiūlyti.

Todėl, kad laiško prasmė ir idėja „neplistų po visą medį“, turite sau atsakyti į šiuos klausimus:

1. Kam rašai laišką Ar suklydai adresate?
2. Kodėl rašai laišką, ką nori pasiūlyti ar paklausti? Ar aiškūs jūsų argumentai ir pristatymo stilius? ir ar jie įtikina? Jūsų argumentai Adresatui? Ir kokią naudą jis gaus? nuo bendradarbiavimo su tavimi?
3. Kodėl tu tai darai? Kokio rezultato norite? Kuris tolesni veiksmai ar ketinate „išprovokuoti“ Adresatą?

Verslo laiškams buvo sukurtas atitinkamas GOST R 6.30−2003, kuriame aprašomi pagrindiniai dokumentų turinio ir vykdymo reikalavimai. Išsamiau su šiuo GOST galite susipažinti įsigiję verslo knygų parduotuvėje ir panaudoti ateityje pildydami dokumentus.

Tačiau kai kuriems svarbius punktus Norėčiau mokėti Ypatingas dėmesys:

1. Verslo laiško antraštėje turi būti kreipimasis į adresatą. Jis išduodamas šiek tiek žemiau registracijos numeriu: Pareigos ir Vardas, pavardė nurodomi viršutiniame dešiniajame kampe. Adresatas. Žemiau galite nurodyti laiško temą. Dar žemiau, centre, surašomas Apeliacinis skundas. Kreipimesi turi būti išreikšta pagarba, naudojant visuotinai priimtus žodžius: „Brangusis“, „Ponas“, „Ponia“ (santrumpos neleidžiamos). Antraštė paprastai yra paryškinta.

Pavyzdžiui:

Nuorod. Nr.01 nuo 2012-04-20

ant In. Nr.01 - RiK nuo 1930-01-01

Į direktorių

UAB "Ragai ir kanopos"

Benderis O.I.

„Apie sugedusių ragų partiją,

įteiktas 1930 m. sausio 1 d.

Gerbiamas Ostapas Ibrahimovičiau,

1. Įvadas. Įžangoje reikia trumpai apibrėžti laiško esmę. Pradėti galima tradiciškai: „Norėčiau atkreipti jūsų dėmesį...“, „prašau tavęs...“, „Šiuo metu...“ ir kt. - jei laiškas parašytas pirmuoju asmeniu.

Jei kreipimasis iš juridinio asmens, tai pasakojimas iš trečiojo asmens (Pavyzdžiui, „Mūsų įmonė siūlo...“).

Be to, tiek įžangoje, tiek kitame laiško tekste įvardis tu ir visos jo formos (tu, tu, tavo) turėtų būti rašomi didžiąja raide.

1. Laiško išvadoje apibendrinama tai, kas buvo parašyta, ir dažnai pateikiamas prašymas ar pasiūlymas. Pavyzdžiui: „Atsižvelgdamas į tai, kas išdėstyta pirmiau, prašau jūsų...“
2. Pagrindinis verslo laiško tekstas tradiciškai baigiamas fraze: „Su pagarba,...“ – jei taip buvo numatyta neutralus gydymas. Jei asmeniškai pažįstate Adresatą, laišką galite baigti fraze „Pagarbiai jūsų...“.

Pavyzdžiui:

Pagarbiai,

Pogrindžio milijonierius (parašas) A.I. Koreiko

Pareigos, pilnas vardas (pirmiausia spausdinamas vardas ir patronimas, o po to pavardė), parašas įdedamas į savo ranką.

1. Verslo laiškas baigiamas informacija apie siuntėją, kurioje turi būti visas jo vardas ir pavardė. (pageidautina visą) poziciją ir kontaktinį telefono numerį. Tai būtina, jei Adresatui ar jo atstovui reikia susisiekti, kad gautų Papildoma informacija. Taip pat galite nurodyti atsakingą asmenį (vardą ir pavardę) ir jo kontaktinį telefono numerį. Beje, kartu su telefono numeriu nepamirškite nurodyti miesto kodo. Neverskite Adresato gaišti laiko ieškant šios informacijos.

Taip pat norėčiau atkreipti jūsų dėmesį į kai kuriuos dalykus, susijusius su paties laiško pristatymu. Kažkada naudojau įvairių variantų laiško pristatymas, iki pat prieš naudojimą NLP, tačiau visa tai davė mažai praktinės naudos, nes pats verslo rašymo stilius yra labai konservatyvus, o raidės nesutampa šis stilius, tiesiog neperžengė „muitinės kontrolės“, atstovaujamos įmonės sekretoriaus. Todėl aš atsisakiau iš eksperimentų ir pradėjo rašyti taip, kaip reikalauja verslo stilius.

Atminkite, kad jūsų laiške turėtų būti trys pagrindiniai skyriai: įvadas, argumentas ir išvada. Daugelis laiškų rašytojų kreipiasi tiesiai į reikalą, nesupažindindami pašnekovo su tuo. Žinoma, jei laiškas pakankamai ilgas, verslininkas gali neskaityti įžangos, bet tuoj pat imsis reikalo. Bet jis taip pat gali grįžti į laiško pradžią, jei ši „esmė“ jį domina. Pabaigoje reikia parašyti tai, ką norite gauti. Laiške neturėtų būti jokių dvigubų interpretacijų, tik viena aiški mintis visame laiške. Norėdami tai padaryti, būtų malonu prisiminti Aristotelį, kuris 300 m. pr. Kr. svarstė teiginių logiką ir suformulavo jos pagrindu loginius dėsnius:

1. Tapatybės dėsnis – samprotavimo eigoje sąvoka turi būti vartojama ta pačia prasme;
2. Prieštaravimo dėsnis yra „neprieštarauk sau“;
3. Išskirtinio vidurio dėsnis - „A“ arba „ne-A“ yra teisingas, trečiojo nėra.

Pagal rašymo taisykles pagrindinė verslo laiško dalis turi logiškai nuosekliai atskleisti prašymo ar pasiūlymo turinį, kad jis būtų suprantamas Adresatui. Visos ankstesnės pastraipos turėtų logiškai pereiti į kitą. Jei reikia, pateikite konkrečius faktus ir skaičius. Ir nepamirškite, kad „trumpumas yra talento sesuo“. Atminkite, kad tai taip pat ilgas tekstas gali „varginti“ Adresatą, jis gali padėti jūsų laišką į šalį ir nesužinoti, kokia jūsų reikšmė unikalus pasiūlymas.

Ir tik tada, kai manote, kad jūsų laiškas pagaliau parašytas, būtinai patikrinkite, ar jame nėra rašybos klaidų. ir skyrybos ženklus klaidų. Dar kartą patikrinkite viso teksto loginį nuoseklumą ir skaitomumą (geriausia jį perskaityti garsiai).

Jei netyčia ar paskubomis padarysite rašybos klaidų, bus nemalonu. Kaip galima „daryti verslą“ su įmone, kuri platina laiškus su klaidomis? Būk atsargus!

Baigdamas noriu pasakyti, kad jūsų laišką taip pat pirmiausia pasitiks jo „apranga“, ypač reikia atkreipti dėmesį į popieriaus, ant kurio atspausdintas laiškas, kokybę, dizainą, ar laiškas nepraras savo forma transportavimo metu, ar jie norės jį pasiimti. Jei šiuo klausimu viskas gerai, tai tvarkingas, logiškai nuoseklus, atskleidžiantis, gerai parašytas verslo laiškas įtikins Adresatą į teigiamą sprendimas jūsų naudai. Rašyti laiškus!

Verslo laiško ruošimas

Kad ir kokia būtų verslo laiškų paskirtis, jie rašomi siekiant trokštamo tikslo versle. Ne kiekvienas organizacijos darbuotojas turi reikiamą kompetenciją dalykinės korespondencijos srityje, netinkamai elgiantis, rizikuojama vienu laišku visiškai sugadinti įmonės reputaciją. Bet jei naudojatės mūsų agentūros laiškų rašymo paslauga, gavėjas tikrai bus suinteresuotas dirbti su jumis.

Verslo laiškų paskirtis

Verslo laiškai nepraranda savo aktualumo sprendžiant darbo klausimus ir rinkodaros užduotis. Raštu pateikiama informacija yra patogi, nes priimdami sprendimą visada galite prie jos grįžti arba apskųsti ginčytinus klausimus. Rašytinis tekstas leidžia glaustai ir aiškiau suformuluoti mintis nei bendravimas žodžiu. Be to, su kai kuriais gavėjais galima susisiekti tik išsiuntus verslo laišką. Ir kuo aukštesnis šio adresato statusas, tuo profesionaliau turėtų būti sukurtas tekstas. Verslo laiškų rūšys tokia pat įvairi kaip verslo santykių sfera. Verslo korespondencija gali būti komercinė (noras sudaryti sandorį, pretenzija sandorio šaliai) ir nekomercinė (padėkos raštas, informacija, garantinis raštas, prašymo laiškai, kvietimai, priminimai ir kt.) Pagal savo funkcionalumą jie išskiria iniciatyvinius laiškus ir atsakomuosius laiškus, taip pat pranešimus, į kuriuos nereikia atsakyti.

Kaip teisingai rašyti verslo laiškus.

Verslo laiško struktūros ir teksto ypatumai

Verslo laiškai turi aiškią sudėtį:

Įvade nurodomas laiško tikslas ir priežastis bei pateikiama nuoroda į dokumentą, kuris buvo šio pranešimo pradžios taškas;

Pagrindinėje dalyje aprašoma padėtis, pateikiama situacijos analizė, argumentuojama. Įrodymų pobūdis priklauso nuo laiško krypties: pavyzdžiui, įtikinti atvykti į konferenciją, investuoti į projektą, įsigyti prekę;

Apibendrinant, remiantis tuo, kas išdėstyta, daroma išvada: pasiūlymas, prašymas, atsisakymas, pageidavimas ir kt.

Prieš laiško tekstą visada dedamas mandagus kreipimasis į adresatą (pavyzdžiui, „Gerbiamas Sergejus Michailovičius!“) Taip pat teksto pradžioje arba pabaigoje yra mandagumo formulė, sudaryta pagal kanonus. verslo korespondencijos. Mandagumo formulės dažniausiai prasideda taip: „Reiškiu dėkingumą už suteiktą pagalbą... / dėkoju už pakvietimą... / tikiuosi vaisingo bendradarbiavimo...“. Rašant tokio tipo laiškus laikomasi dalykinio stiliaus. Jos bruožai: glaustumas, aiškumas, vienareikšmiškumas, terminų vartojimas, neutralus tonas, standartizavimas.

Sunkumai rašant verslo laiškus

Gerai žinokite adresatą ir informaciją, kurią jis jau turi jūsų klausimu;

Rusų kalbos taisyklių ir ypatumų išmanymas verslo stilius: kalbos formulės, sakinių sudarymo taisyklės ir kt.;

Teisingas ir tinkamas terminų vartojimas;

Teisingumas kreipiantis į adresatą.

Kaip teisingai rašyti verslo laiškus.

Žodynai ir verslo laiškų rašymo pavyzdžiai gali padėti jums susidoroti su šia užduotimi patiems. Tačiau jei nėra pakankamai kompetentingo darbuotojo ar laiko pasiruošti verslo laiškų rašymui, šią paslaugą gali suteikti profesionali agentūra. Komunikacijos agentūros „Comagency“ specialistai padės sukurti firminį blanką, surinkti Reikalingi dokumentai Norėdami pateikti įtikinamų argumentų, parašykite kompetentingą ir reprezentatyvų verslo laišką, taip pagerindami savo organizacijos įvaizdį.